De elgentos B2B Suite.

Een groothandel in de installatiebranche liep tegen een veelvoorkomende B2B-uitdaging aan: meerdere monteurs moesten bestellingen kunnen plaatsen namens dezelfde organisatie, terwijl iedereen met één gedeeld account werkte. Er was geen onderscheid in gebruikers, rollen of verantwoordelijkheden.

We implementeerden Company Accounts. Meerdere medewerkers bestellen nu binnen één bedrijfsaccount, ieder met een eigen gebruikersprofiel en de bijbehorende rollen en rechten. Het bestelproces sluit daardoor aan op de organisatiestructuur van de klant, en het bedrijf houdt controle over wie welke acties mag uitvoeren.

In de B2B-markt is een klant vaak betrokken bij meerdere organisaties. Denk aan inkopers die namens verschillende bedrijven actief zijn binnen dezelfde webshop.

Met Multi Company Accounts is één klantaccount aan meerdere bedrijven gekoppeld, in plaats van een apart account per bedrijf. Wisselt de klant van organisatie, dan worden prijsafspraken en toegangsrechten automatisch aangepast.

ICTSpecialist wilde zijn zakelijke klanten klantspecifieke prijzen tonen.

We implementeerden Company Pricing. Per bedrijf worden prijsafspraken ingesteld, zodat klanten na het inloggen direct hun eigen prijzen zien. Naast vaste verkoopprijzen worden ook maandelijkse leasebedragen op de productpagina's weergegeven.

Daarnaast ondersteunt de oplossing bedrijfsspecifieke bestedingslimieten. De checkout controleert automatisch of een bestelling binnen de afgesproken limieten blijft.

Klantspecifieke prijzen inrichten in een webshop komt in de praktijk neer op een paar keuzes. Op welk niveau leg je de prijsafspraak vast: per bedrijf, per product of een combinatie daarvan? Werk je met vaste contractprijzen, met een korting op de brutoprijs, of met staffels waarbij de stuksprijs daalt zodra een klant meer afneemt? En wat zien bezoekers die niet zijn ingelogd - de brutoprijs, of helemaal geen prijs (daar is Required Login & Hide Prices voor)?

Company Pricing staat naast de standaard Magento-pricing in plaats van erbovenop, zodat prijsafspraken, reguliere prijzen en promoties elkaar niet in de weg zitten. In de meeste trajecten is het ERP de bron van die afspraken: de prijzen, staffels en contracten worden daar al bijgehouden en gaan via de koppeling naar de webshop. De webshop rekent de afspraak dus niet zelf uit, maar toont wat er in het ERP is afgesproken - zie de Business Central-module voor hoe zo'n koppeling eruitziet.

Bij veel groothandels ligt het afleveradres van een klant vast in het ERP. Kan een besteller in de checkout toch een ander adres invullen, dan gaat de levering naar een adres dat niemand heeft goedgekeurd, of moet de binnendienst de order achteraf corrigeren.

Met Company Checkout staat het adres van het bedrijf al als afleveradres klaar zodra de checkout start. De besteller ziet waar de order naartoe gaat, maar krijgt geen adreslijst en geen formulier om het aan te passen. Vlak voordat de order wordt aangemaakt, wordt het adres nog een keer vastgezet, zodat ook een omweg langs de API niets verandert.

De module staat standaard uit. Gasten, klanten zonder bedrijf en bedrijven zonder adres doorlopen de gewone checkout.

In veel organisaties mag niet iedere medewerker zomaar bestellen. Een monteur zet de order klaar, maar de inkoper of bedrijfsleider wil er eerst naar kijken. Zonder goedkeuringsflow loopt dat via e-mail of telefoon, en dus langs de webshop heen.

Met Order Approval wordt een order van een medewerker vastgehouden op het moment dat hij wordt geplaatst. De besteller krijgt bericht dat de order wacht, en de beheerders van het bedrijf krijgen een e-mail met een link naar de order. In Mijn Bedrijf keuren ze de order goed of wijzen ze hem af. Wie de beslissing nam, staat in de ordergeschiedenis.

Pas na akkoord gaat de orderbevestiging de deur uit en pakt het ERP de order op. Omdat er alleen op rekening of inkooporder kan worden betaald, wordt er nooit geld afgeschreven voor een order die daarna wordt afgewezen.

Een registratieformulier voor zakelijke klanten wordt snel lang: bedrijfsnaam, rechtsvorm, adres, KvK-nummer, btw-nummer. Elk extra veld is een reden om af te haken, en wat klanten zelf overtypen bevat fouten.

Met OpenKVK begint de registratie met één veld: het KvK-nummer. De webshop haalt de bedrijfsgegevens op uit het handelsregister via de OpenKVK API en vult het formulier vooraf in. De klant controleert de gegevens, vult aan wat ontbreekt en is klaar.

Handig in combinatie met Customer Approval: de aanvraag die de binnendienst beoordeelt, is dan al gevuld met gegevens uit het handelsregister.

Niet iedere bezoeker van een B2B-webshop hoeft direct toegang te krijgen tot de zakelijke omgeving. Met Customer Approval worden nieuwe accounts eerst goedgekeurd.

Pas na goedkeuring krijgt een klant toegang tot de webshop. Zo houd je als organisatie controle over wie kan inloggen en voorkom je dat klantspecifieke prijzen, producten of andere afgeschermde informatie voor iedereen toegankelijk zijn.

Met Required Login & Hide Prices bepaal je welke informatie bezoekers te zien krijgen. Zo kan de webshop alleen toegankelijk zijn na het inloggen, of kunnen prijzen worden verborgen voor bezoekers die niet zijn ingelogd.

Bezoekers worden vervolgens doorgestuurd naar de mogelijkheid om in te loggen of een account aan te maken. Zo houd je controle over wie toegang krijgt tot de webshop en welke informatie zichtbaar is.

Een productomschrijving is niet altijd voldoende, vooral niet bij B2B-producten. Klanten hebben aanvullende informatie nodig: een handleiding, datasheet, certificaat of technische specificaties. Zijn die documenten niet direct beschikbaar, dan moeten klanten ze zoeken of opvragen bij de binnendienst.

Met Product Attachments worden meerdere documenten direct aan een product toegevoegd. Klanten vinden zo alle relevante productinformatie op één plek.

Daardoor hebben klanten sneller de juiste informatie en krijgt de binnendienst minder vragen over de productdocumentatie.

In de B2B-markt bestellen klanten vaak dezelfde producten. Al die producten iedere keer opnieuw opzoeken in de webshop kost onnodig veel tijd.

Met Quick Order bestellen klanten direct op artikelnummer (SKU). Ze voeren het artikelnummer en het gewenste aantal in en voegen zo snel meerdere producten aan hun bestelling toe. Gaat het om een grotere order? Dan kan ook een CSV-bestand met artikelnummers en aantallen worden geüpload.

Vooral voor vaste klanten die regelmatig grote of terugkerende bestellingen plaatsen, wordt het bestelproces een stuk sneller en eenvoudiger.

Magento kent standaard één verlanglijst per klant. Voor een zakelijke inkoper is dat te weinig: die bestelt voor meerdere projecten, locaties of afdelingen en wil die producten niet op één hoop.

Met Multiple Wishlists maakt een klant zoveel lijsten aan als nodig is, bijvoorbeeld een lijst per project of een vaste lijst voor de maandelijkse voorraadbestelling. Eén lijst is de standaard. Op de productpagina kiest de klant in welke lijst een product terechtkomt.

Zo werkt een wishlist als bestellijst: de klant opent de lijst, zet de producten in de winkelwagen en bestelt.

Een herhaalbestelling op basis van een eerdere order is heel gebruikelijk bij zakelijke klanten. Maar wat gebeurt er als een eerder besteld product niet meer op voorraad is of uit het assortiment is gehaald?

Met Reorder Alternatives ziet de klant tijdens het herbestellen direct een passend alternatief wanneer een product niet beschikbaar is. Dat alternatief kan automatisch worden bepaald met behulp van AI. Daarnaast is het mogelijk om alternatieve producten handmatig in te stellen.

Zo loopt een herhaalbestelling niet vast wanneer een product niet meer beschikbaar is. De klant kiest eenvoudig een geschikt alternatief en rondt de bestelling af. Dat zorgt niet alleen voor een gebruiksvriendelijker bestelproces, maar levert de binnendienst ook minder vragen op.

De order is net geplaatst en dan blijkt er nog iets te ontbreken. De klant belt de binnendienst met de vraag of het er nog bij kan, of plaatst een tweede order en betaalt opnieuw verzendkosten.

Met Order Append staat er in de orderbevestiging een link om bij te bestellen. Die link opent een nieuwe winkelwagen die aan de originele order hangt: het adres is al ingevuld en er geldt één vast verzendtarief voor bijbestellingen, dat je zelf instelt.

De bijbestelling is een eigen order, maar in de admin zie je bij beide orders dat ze bij elkaar horen. Per store view stel je in bij welke orderstatussen bijbestellen is toegestaan.

Veel zakelijke klanten bestellen nog gewoon per e-mail: even een mailtje met een lijstje artikelnummers, of een inkooporder als PDF-bijlage. De binnendienst typt dat vervolgens met de hand over in de webshop. Dat kost tijd en is foutgevoelig.

Met Email to Order worden die e-mails automatisch omgezet naar een order in Magento. Klant, SKU’s en aantallen worden uit de e-mail of de PDF-bijlage gehaald, waarna een medewerker van de binnendienst de order controleert en goedkeurt voordat hij wordt aangemaakt.

De klant blijft bestellen zoals hij gewend is, terwijl de binnendienst geen orders meer hoeft over te typen en die tijd kwijt kan aan de vragen die echt aandacht nodig hebben.

Heeft een organisatie meerdere vestigingen in binnen- en buitenland, dan ontstaat er vaak een lange lijst waarin bezoekers moeilijk snel de juiste locatie vinden.

Een Store Locator maakt dat een stuk eenvoudiger. Bezoekers voeren een adres, postcode of land in en krijgen de dichtstbijzijnde vestigingen te zien. Geen lange lijsten meer, maar direct de meest relevante resultaten.

Voor organisaties met veel vestigingen, dealers, afhaalpunten of verkooppunten verspreid over verschillende regio's biedt een store locator daarom uitkomst. Bezoekers vinden sneller de juiste locatie, terwijl de website overzichtelijk en gebruiksvriendelijk blijft.

Met een btw-switcher schakelen bezoekers eenvoudig tussen prijzen inclusief en exclusief btw. Vooral handig voor webshops die zowel zakelijke als particuliere klanten bedienen.

Zakelijke klanten bekijken prijzen vaak exclusief btw, terwijl consumenten prijzen inclusief btw gewend zijn. Met de btw-switcher kiest iedere bezoeker zelf welke prijsweergave het beste past.

Alleen een wachtwoord is niet altijd voldoende. Vooral niet als je via de B2B-webshop toegang hebt tot gevoelige informatie, zoals bestelhistorie, facturen, klantspecifieke prijzen en bedrijfsgegevens.

Frontend 2FA voegt een extra beveiligingslaag toe aan het inlogproces. Naast het wachtwoord gebruikt de klant een tijdelijke verificatiecode uit een authenticator-app.

2FA kan per klantgroep verplicht worden ingesteld. Daarnaast kunnen klanten de beveiliging zelf instellen en kan een beheerder de 2FA-instelling vanuit de backend resetten wanneer dat nodig is.

Je vergeet je wachtwoord en moet weer een nieuw wachtwoord verzinnen. Een herkenbare frustratie, zeker voor klanten die niet dagelijks inloggen op een B2B-webshop.

Met de Magic Login Link is een wachtwoord niet meer nodig. De klant ontvangt per e-mail een eenmalige link om direct in te loggen. De link kan maar één keer worden gebruikt en verloopt automatisch na een ingestelde periode.

Bij zakelijke bestellingen is alleen een ordernummer vaak niet voldoende. Bedrijven werken met inkoopnummers of kostenplaatsen om bestellingen intern aan de juiste administratie te koppelen. Ontbreekt die informatie, dan levert dat achteraf extra handmatig werk op.

Met Sales Order Reference voegen klanten tijdens het bestelproces een referentie aan hun order toe. Denk aan een inkoopnummer of kostenplaats. De referentie wordt bij de bestelling opgeslagen, zodat die later eenvoudig terug te vinden is.

De module is daarnaast voorbereid op ERP-koppelingen. Daardoor gaat de orderreferentie mee in de verdere verwerking van de bestelling en sluit de webshop aan op de interne inkoop- en administratieve processen van zakelijke klanten.

Niet elke klant wil dezelfde producten zien. Om de webshop zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken bouwden we Catalog Permissions. Een klant krijgt alleen de productpagina's te zien die aansluiten bij de eigen organisatie.

Per klant of klantgroep bepaalt het systeem welke categorieën en productpagina's zichtbaar zijn. De klant logt in en ziet direct een eigen menu met een relevant assortiment. De rest van de catalogus is niet zichtbaar.

Direct afrekenen is voor zakelijke klanten niet altijd standaard. Veel B2B-organisaties werken met vaste betaalafspraken, waarbij klanten hun bestelling op factuur betalen. Niet elke klant komt daar automatisch voor in aanmerking.

Met On Invoice wordt betalen op factuur beschikbaar op basis van vooraf ingestelde voorwaarden. Deze betaalmogelijkheid wordt dus per klant automatisch in- of uitgeschakeld.

Daarnaast is de module voorbereid op kredietchecks. Daarmee kun je bepalen of een klant in aanmerking komt voor betalen op factuur. Zo sluit de betaalmogelijkheid aan op de betaalafspraken en het kredietbeleid van de organisatie.

Is een product tijdelijk niet op voorraad, dan kan een klant het meestal niet bestellen. Binnen B2B is dat niet altijd zo: een product kan als backorder worden besteld en op een later moment worden geleverd. Bij meerdere openstaande bestellingen wordt het dan lastig om overzicht te houden over wat nog geleverd moet worden, en wanneer.

Met Backorders komen alle backorders samen in één overzicht. Per orderregel zijn onder andere de verwachte leverdatum, de status en eventuele notities zichtbaar. De actuele status wordt berekend op basis van de bestaande Magento-orderdata.

Klanten volgen hun openstaande backorders daarnaast zelf via hun account. In combinatie met Company Accounts kan ook een bedrijfsbreed overzicht worden aangeboden, zodat de relevante backorders binnen één organisatie inzichtelijk zijn.

Een technische groothandel wilde zijn zakelijke klanten ondersteunen met specifieke functionaliteiten, waaronder een OCI Punchout-koppeling.

Die koppeling is vooral bedoeld voor grote afnemers die hun inkoopproces vanuit hun eigen ERP- of inkoopsysteem beheren. Dankzij de OCI Punchout-integratie selecteren inkopers rechtstreeks vanuit hun eigen systeem producten in de webshop, zonder eerst handmatig in te loggen. De winkelwagen wordt vervolgens teruggestuurd naar het eigen inkoopsysteem, waar de bestelling volgens de bestaande interne processen kan worden afgerond.

Hierdoor verloopt het bestelproces efficiënter, worden fouten verminderd en sluit de webshop naadloos aan op de bestaande inkoopprocessen van de klant.

Alius liep ertegenaan dat prijsgegevens niet altijd correct werden gesynchroniseerd en dat specifieke prijslogica, zoals staffelprijzen, niet goed werd verwerkt in de checkout. Klanten konden daardoor onjuiste prijzen zien of prijsafspraken werden niet altijd correct toegepast.

Om dit op te lossen koppelden we Microsoft Business Central aan Magento, in samenwerking met onze integratiepartner NVision Commerce Solutions. We implementeerden de B2B Suite, optimaliseerden de koppeling en ontwikkelden patches voor specifieke edge cases. Klantdata, productprijzen, staffelprijzen, voorraad en orderstatus worden nu continu en betrouwbaar gesynchroniseerd, en de prijslogica in de webshop werkt weer correct.

Modules zijn pas bruikbaar als ze er in de webshop ook goed uitzien. Zonder gezamenlijk theme moet elke module in elk project opnieuw worden vormgegeven.

Het Bricks Theme is het standaard theme van de suite. Het bouwt voort op Hyvä, het snelle frontend voor Magento, en bevat de templates voor onder meer catalogus, zoeken, account, checkout en orderoverzicht. De modules uit de suite passen daar direct in.

In een project is het theme het vertrekpunt: we leggen jouw huisstijl eroverheen en passen aan wat voor jouw klanten anders moet. Zo gaat de tijd naar wat jouw webshop anders maakt, niet naar schermen die in elke B2B-webshop terugkomen.